Ten behoeve van goede patiëntenzorg worden gegevens van uw behandeling in het medisch dossier bijgehouden (artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek). Volgens de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) moeten medische gegevens vanaf het tijdstip van vervaardiging mi­nimaal twintig jaar bewaard blijven (of langer als dat nodig is voor de te verlenen zorg). Na die tijd worden de gegevens vernietigd. U kunt een verzoek indienen om (delen van) uw dossier eerder dan de vastgestelde periode van 20 jaar te laten vernietigen. Het recht op vernietiging zoals is vastgelegd in de WGBO geldt alleen ten aanzien van het medisch dossier.

Om tot uitvoer van uw verzoek tot (deel) vernietiging van uw dossier over te kunnen gaan, is binnen de Anna Zorggroep een procedure ontwikkeld. Houd er rekening mee dat u (delen van) schriftelijke vastlegging van uw ziektegeschiedenis vernietigt. Dit kan lastig zijn bij toekomstige behandelingen binnen de Anna Zorggroep maar ook elders.

Medisch dossier

Behandelaars zoals artsen, verpleegkundigen, paramedici leggen allemaal gegevens over u vast. Bij elkaar vormen deze gegevens een beschrijving van het verloop van een behande­ling. In het medisch dossier staan gegevens over uw behandeling, zoals uitgevoerde onderzoeken, onderzoek uitslagen, (verwijs)brieven aan een specialist of huisarts, operatieverslagen en een medicatieoverzicht.

Administratieve gegevens, zoals financiële gegevens, behoren niet tot het medisch dossier en kunnen derhalve niet worden vernietigd. Dit geldt ook voor berichten die naar externe partijen, zoals zorgverzekeraars en de huisarts, zijn gestuurd.

Het verzoek

Om uw verzoek tot (deel) vernietiging van uw medisch dossier aan te vragen, dient u het aanvraagformulier vernietiging medisch dossier in te vullen. Nadat het ingevulde formulier is ontvangen worden uw gegevens geverifieerd en wordt het verzoek in behandeling genomen.

Klik hier om het aanvraagformulier te downloaden en uit te printen.

Uw volledig ingevuld aanvraagformulier kunt u samen met een kopie van uw legitimatiebewijs (zonder postzegel) opsturen naar: Anna Ziekenhuis, t.a.v. afdeling CMA, Antwoordnummer 10031, 5660 AB Geldrop. Of u kunt het mailen naar: cma@st-anna.nl.

Procedure

De afdeling centraal medisch archief ontvangt het verzoek tot vernietiging en zal dit zo spoedig mogelijk naar de (voormalig) behandelend specialist en de functionaris gegevensbescherming sturen. De (voormalig) behandelend specialist is verantwoordelijk voor de beoordeling van het verzoek.

In sommige gevallen kan een verzoek tot vernietiging worden geweigerd, namelijk;

• Een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld de zorgverzekeringswet die eist dat de gegevens tot 5 jaar na het einde van de behandeling bewaard moeten blijven zodat zorgverzekeraars de ingediende declaratie eventueel kunnen controleren op rechtmatigheid.

• De gegevens moeten worden bewaard vanwege een ‘aanmerkelijk belang’ van een ander dan de patiënt.

• Vernietiging ertoe leidt dat er geen goede veilige zorg kan worden verleend (artikel 7:453 Burgerlijk Wetboek). Dit geldt in situaties waarin overduidelijk is dat vernietiging van (gedeelte van) het dossier niet in het belang van de patiënt wordt geacht. Uw behandelend arts moet deze weigering motiveren.

• In het geval waarin een familielid van de patiënt goede redenen heeft om het medische dossier te bewaren met betrekking tot erfelijke ziekte(s) of genetisch onderzoek.

• In het geval waarin er duidelijke aanwijzingen zijn dat de patiënt een procedure/klacht voorbereidt tegen de hulpverlener of het ziekenhuis of dat deze in gang is gezet.

• Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ): een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) patiënt kan pas na vijf jaar na beëindiging van de BOPZ-behandeling worden ingediend.

De beoordeling van het verzoek wordt uiterlijk vier weken na dagtekening van het verzoek aan u bekend gemaakt. Als deze termijn niet wordt gehaald, wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd. Individuele omstandigheden kunnen ervoor zorgen dat van de beschreven procedure wordt afgeweken, ook hierover zullen wij u schriftelijk informeren.

Aangezien de vernietiging niet kan worden teruggedraaid gaan we na de beoordeling van het verzoek graag met u in gesprek.

Dit gesprek heeft tot doel:

1. Fysieke identificatie.

2. Duidelijkheid geven over wat de (on)mogelijkheden zijn met betrekking tot het door u gedane verzoek. Sommige gegevens kunnen niet van datadragers worden verwijderd.

3. We lopen uw verzoek nog eens door om zeker te zijn van uw verzoek en of het u duidelijk is wat de gevolgen van vernietiging van de gegevens zijn.

4. Wanneer het verzoek tot vernietiging is geweigerd zullen we dit nader toelichten.

Uitvoeren verzoek

Na instemming van de betrokken specialist en de secretaris raad van bestuur wordt uw verzoek binnen drie maanden uitgevoerd. U ontvangt hier een bevestiging van. In uw dossier wordt een aantekening gemaakt dat delen uit het dossier op uw verzoek zijn vernietigd. Daarnaast wordt uw aanvraag digitaal bewaard. De vernietiging van medische gegevens is alleen van toepassing op gegevens die in het verleden tot op het moment van dit verzoek zijn vastgelegd. Indien u opnieuw wordt behandeld binnen de Anna Zorggroep start er een nieuwe reeks van vastlegging van medische gegevens.

Uw medische gegevens, waarvan u hebt verzocht deze te vernietigen, zijn na vernietiging niet meer toegankelijk voor zorgverleners en dit kan hierdoor directe consequenties hebben voor eventuele (toekomstige) behandeling.

Verzoek dossier minderjarigen

Als aanvrager dient u het ouderlijk gezag te hebben of de wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige te zijn.

1. Is uw kind jonger dan 12 jaar? Dan moeten beide ouders de aanvraag ondertekenen en moeten beiden zich identificeren.

2. Is uw kind tussen de 12 en 16 jaar? Dan moeten zowel het kind als beide ouders de aanvraag ondertekenen en allen moeten zich legitimeren.

3. Is uw kind 16 jaar of ouder? Uw kind moet het verzoek zelf indienen en zich identificeren.

Als u voor iemand die meerderjarig en wilsonbekwaam is een vernietigingsverzoek indient, dient u als aanvrager aan te tonen dat u de wettelijk vertegenwoordiger (mentor/ curator) van de meerderjarige bent.

Vragen

Indien u vragen heeft kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via functionaris-gegevensbescherming@st-anna.nl.